工事の議事録を、AIで作る。

1. メモと、会社の書式を用意する。

最初は、短い打合せメモで試しましょう。用意するのは「元のメモ」と「いつもの議事録の空のひな形」。AIにまとめる内容と、記入する場所の両方を渡します。

1. 録音を使う場合は、先に文字を確認

   録音や文字起こしは、参加者・会社が認めた方法で行います。文字起こし後は、日時・話者・台数・日付・否定の言葉を元の音声と照合。聞き取れない箇所は「聞取不能」と残し、発言者へ確認します。

2. ひな形のコピーから、過去の内容を消す

   前の工事名・参加者・日付が残っていないか確認。工事名、日時、参加者、決定事項、宿題、未確定の欄があるかを見ます。元ファイルは手元に残し、作業用のコピーを使います。

この記事では、音声の代わりに次の練習メモを使います。行番号を付けると、まとめた内容を原文へ戻って確かめられます。

【練習用・すべて架空のデータ】
L01 2026年10月27日 15:00〜15:20／A事務所 照明交換／現場担当・調達担当・施主役
L02 現場担当：照明8台のうち、先行6台は11月5日に交換で進めます。
L03 施主役：先行6台は11月5日で了承しました。
L04 調達担当：残り2台の納期を10月29日正午までに確認し、現場担当へ連絡します。
L05 現場担当：残り2台の施工日は、納期の回答が来てから相談します。まだ決定ではありません。
L06 施主役：追加費用は見積を確認してから判断します。今は承認していません。
L07 追加見積の作成担当・提出期限は、このメモには記載がありません。
L08 次回の打合せ日時は未定です。

TXTは開いた画面で内容をコピーするか、ブラウザの保存操作で保存できます。工事名・役割・発言・日付は、すべて説明用の架空例です。実在企業の書類・会議録ではありません。

2. 決定・宿題・未確定に、分けて頼む。

ChatGPTでファイルを作る場合はWorkを選び、メモとWordひな形を添付します。添付したファイル名を確かめてから、次の依頼文を貼り付けて送ります。自社の情報を使うときは、会社が認めた環境と入力範囲で行ってください。

メモとWordひな形を添付し、依頼文を入力した実際の画面

実行・撮影：2026年10月27日／ChatGPT Work Web版・Chrome。この記事の架空の練習資料を実際に添付して実行しました。画面は操作部分を切り抜いています。表示や結果は利用環境によって異なります。

まず表の内容を確認し、直したい箇所を追加で伝えます。たとえば「残り2台の施工日は、未確定の欄に戻して。L05を根拠にして」と頼めます。ファイル作成機能がない環境では、確認した表をWordのひな形に貼り付けて使います。

3. 「予定」を、「決定」に変えない。

下書きを読みやすくするだけでは、議事録の確認は終わりません。原文にない合意・担当・期限を足していないか、行番号で戻って確かめます。

決定事項・宿題・未確定を分けた、実際の回答

スマートフォンでは表を左右に動かせます。表は上の架空メモを整理した編集見本で、AIによる実処理の記録ではありません。

「了承」「検討」「確認してから」では意味が違います。日付や数量だけでなく、判断の条件と否定も確認します。発言が食い違うときは、どちらかへ寄せず、両方の原文と確認先を残しましょう。

4. 会社の書式に入れると、こう見える。

上のメモを、練習用の会社書式に入れた編集用のWord見本です。「担当未記載」「未確定」を残し、内容確認前の下書きと分かるようにしています。実操作では、まず内容を表で確認するところまで進めました。以下のWord・PDFは、同じ架空メモで用意した記入見本です。

同じチャットで「確認した内容を、添付したひな形と同じ項目順でWordにして。下書き表示と根拠の行番号を残して」と続けます。受け取ったら、見出し・表のはみ出し・改ページも確認。自社のひな形で崩れる場合は、既存の書式へ手で転記する方法もあります。

5. 人が確認してから、共有する。

• 日時・工事名・参加者は元資料と同じか。
• 決定事項に、未承認の費用や予定の施工日が混ざっていないか。
• 宿題の担当・期限・連絡先は発言どおりか。記載がなければ確認待ちになっているか。
• 未確定の項目ごとに、次に誰へ何を確認するかが分かるか。
• 内容の確認者・確認日・版を記録したか。

参加者の確認で内容が変わったら、元メモと下書きを残し、変更箇所を直して版を更新します。AIに整形を頼んだだけで、参加者の了承が取れたことにはなりません。社外へ送る前は、会社の確認手順に沿って内容と宛先を確かめます。

普段の書式で試したいときは、空のひな形と短いメモを一つ用意すると、相談が具体的になります。