施主への説明資料を、AIで自社の書式に。

1. 会社のひな形と、今回のメモを用意する。

「施主への説明資料を作って」だけでは、会社で使っている項目や、説明の順番までは伝わりません。先にひな形を渡すと、どんな形に仕上げたいかを共有しやすくなります。

下は、リビングの壁紙を張り替える工事の練習例です。ひな形の見出しと表を使い、今回のメモを施主向けの文章に整理しています。

会社で使うひな形

今回の内容に差し替え

会社の実書式は未提供のため、記事用に用意した架空のひな形・工事メモ・完成見本です。実在の施主や工事、実績ではありません。画像はWordから書き出したPDFを表示しています。

用意するのは、この2つ。

1. 会社のひな形。編集できるWordなどを用意します。過去の資料を使う場合は、前の施主名・住所・金額など、今回に不要な内容を取り除きます。
2. 今回の工事メモ。工事に含むこと、含まないこと、作業の順番、施主に相談したいこと、まだ決まっていないことを箇条書きにします。

例えば「クロス張り替え」というメモは、「今の壁紙をはがし、新しい壁紙に張り替えます」と説明できます。言い換えても、工事の範囲は変えないことが大切です。

2. ひな形とメモを添付して、AIに頼んでみる。

ここではChatGPTなど、添付資料を扱えるAIのチャットを使います。自社で利用が認められている環境を選び、まずは上の練習用ファイルで試しましょう。

1. ひな形と工事メモを、一緒に添付

   チャットのファイル添付から、ひな形のWordと工事メモを選びます。資料を複数付けたら、「どれがひな形で、どれが今回の情報か」を文中でも伝えます。

2. 頼み方を送って、内容を先に確認

   下の文章をコピーして送ります。最初に出てきた工事内容と不明点を読み、対象外の工事や、未定の情報が混ざっていないか確かめます。

3. 内容が合ったら、ファイルにしてもらう

   「この内容で、ひな形に合わせたWordと、同じ内容のPDFを作って」と続けます。受け取ったファイルは、ダウンロードして実際に開きます。

ファイル作成や書式の再現ができる範囲は、使うAIや環境によって異なります。難しい場合は見出し別の文章を受け取り、元の会社書式に貼り付けて仕上げます。押すボタンの位置や名称も環境によって異なります。

3. 受け取った資料を、会社のひな形と見比べる。

完成見本では、4つの見出しと確認表を残し、工事メモを施主に話しかける文章へ整えました。工事日や壁紙の品番は、勝手に決めず「要確認」としています。

完成見本をPDFで開く ↗

書式だけでなく、
説明の中身も確認。

「天井と床は含まない」「大きな家具の移動方法は相談したい」など、口頭で伝えるつもりだったことも見える形にします。

金額はこの資料で作らず、別途見積書で確認。伝えたいことと、確認が必要なことを分けると、打ち合わせでも使いやすくなります。

完成見本を保存（Word） ↓完成見本を開く（PDF） ↗

施主に渡す前に、ここを見る。

• 今回の工事か

  施主名・工事名・説明日を確認。以前の案件の名前、住所、金額が残っていないかも見直します。

• 範囲が合っているか

  含む工事と含まない工事、作業の順番、お願いする内容を、打ち合わせメモと照合します。

• 未定が残っているか

  日程・品番・金額・保証など、決まっていない内容を確定したように書いていないか確認します。

• いつもの書式か

  見出し、表、会社欄、ページ数をひな形と比較。Wordの印刷プレビューとPDFの両方で、文字切れや不要なページを確認します。

この見本の「要確認」は説明用に残しています。実際に渡す資料は、担当者が確認した工事条件と会社の記載ルールに合わせて仕上げてください。

4. 直すときも、次の工事も、ひな形から。

「もっと分かりやすく」だけでは、工事の条件まで変わってしまうことがあります。「工事の範囲は変えず、専門用語だけ説明して」「この表と会社欄を元に戻して」と、直したい場所を具体的に伝えましょう。

次の工事では、元のひな形と新しいメモを使います。前回の完成資料を丸ごと使うより、会社のひな形を原本として残すほうが、別の施主や工事の情報が混ざるのを防ぎやすくなります。

「説明が長い」「専門用語が多い」「自社の書式へ合わせにくい」と感じたら、実際の資料を使う前に、どこをAIへ任せるか整理してみてください。資料の準備や添付の基本から、無料相談で一緒に考えます。