問い合わせメールをAIで要約。返信の下書きも作る。
工事の問い合わせメールをChatGPTに貼り付け、確認事項の一覧と返信の下書きを作ります。メール5件の見本で、要約から送信前の確認までを試せます。
1. AIが作った
メール要約と返信の下書き
AIは、メール5件の要約・本文の日時・次に確認することと、返信の下書きを作成しました。下の完成見本で確認できます。
メール5件の要約と
返信の下書きが完成
今回、AIは予定が近い順に「M02→M03→M01→M05→M04」と提案しました。5件とも返信期限は明記されていないこと、図面の添付は未確認であることも残っています。
入力はすべて架空の連絡です。同じ依頼でも、AIの回答や確認順は変わることがあります。
2. 練習用のメール5件を
確認する
練習では、架空のメール5件をChatGPTの入力欄に貼り付けます。下のファイルで、メールの本文と整理する基準日時を確認できます。
メール5件の本文とIDを確認する
それぞれに「M01〜M05」のIDが付いています。AIの回答とメールの原文を照合するために使います。
依頼文とメール5件をまとめてコピーする
次の章のコピー欄には、依頼文とメール5件が入っています。1回貼り付けるだけで試せます。実際のメールを使う場合は、会社で利用が認められたAI環境を使い、氏名・連絡先・現場住所などを伏せます。
メールを整理する基準日時を指定する
この練習の基準は2026年10月27日午前9時です。「本日15時」などの表現が、いつの日時を指すか分かるように指定します。
練習データに図面ファイルは付いていません。M02の添付は「未確認」と扱うのが、この例のポイントです。
3. ChatGPTにメールの要約と
返信の下書きを依頼する
ChatGPTに、メールの要約・本文の日時・確認事項と返信の下書きを依頼します。下の文章には依頼文と練習用メール5件が入っています。コピーしてChatGPTの入力欄に貼り付け、送信してください。
- 依頼文とメールをコピー
- ChatGPTに貼り付け
- 送信する
洗面台交換の相談に対する返信案
洗面台交換のご相談ありがとうございます。費用と最短の施工可能日は、現在の設置状況や交換する商品、納期・施工枠を確認したうえでご案内いたします。
まずは、現在の洗面台全体のお写真をお送りいただけますでしょうか。
この例では、自社の施工予定をAIへ渡していません。施工日を回答する前に、人が空き日程を確認します。
4. メールの原文と比べて、
要約と返信案を確認する
メール5件が含まれているか確認する
IDで照合します。短い案内や急ぎに見えないメールも、回答から抜けていないか確認します。
日時を原文と照合する
訪問の希望日・作業日・返信期限を区別します。原文にない「本日中」や、未確定の訪問日時をAIが加えていないか確認します。
添付図面を人が確認する
M02は、人が改訂版のファイルを開いて確認します。AIには図面を渡していないため、AIの回答では変更内容を確認できません。
金額・工期・宛先を確認する
金額・工期・集合時間・対応の可否を自社で確認し、返信案を修正します。宛先と文章を確認してから、人が送信します。
確認項目を自社用に修正したら、次回使う依頼文として保存します。この見本では、メールの文章を手動で貼り付けます。受信箱との自動連携や毎朝の自動実行には、別途設定が必要です。
建設業のAI活用を、基本から。
ChatGPTへの貼り付け方から、
要約・返信案の確認方法まで説明します。
電話・Web対応｜相談だけでも大丈夫。