請求書から工事台帳を、AIでExcelに。

1. 請求書3枚が、工事別の台帳に。

電材屋さんからの請求書、協力会社からの請求書…。別々に届く書類も、ChatGPTにまとめて渡せます。

工事名・金額を読み取り、工事ごとの一覧と合計をExcelに。自分で1枚ずつ数字を打ち直さずに、確認から始められます。

説明用に作成した架空の請求書を使用。比較図は税込金額を抜粋しています。請求書の画像を押すとPDFを開けます。

ここで作るのは、請求書から分かる支出の台帳です。売上や自社の人件費、支払済みかどうかも管理したい場合は、その情報を追加します。

2. 請求書を添付して、短く頼んでみよう。

今回はChatGPTの「Work」で、Excelファイルを作るところまで頼みます。準備するのは、読み取りたい請求書だけです。

1. 請求書を用意する

   メールで届いたPDFなら、そのままでOK。紙なら、文字が読めるように撮影するかスキャンします。工事名・金額・日付が切れないようにしましょう。

   アップロードしてよい資料を使い、不要な口座番号・個人情報は隠してください。まずは下の架空の請求書でも試せます。

   練習用の請求書1（PDF） ↓練習用の請求書2（PDF） ↓練習用の請求書3（PDF） ↓

2. ChatGPTを開いて「Work」を選ぶ

   

   新しいチャットの上部で「Work」を押します。
   ChatとWorkの違いを見る →

3. 「＋」から請求書を添付する

   入力欄の「＋」→「写真やファイルを追加」を押し、保存した請求書を選びます。複数選ぶときはCtrlを押しながらクリック。小さな書類が並び、読み込みが終われば準備完了です。

4. 依頼文を貼り付けて、「↑」で送信

   上のコピーボタンを押し、ChatGPTの入力欄をクリック→Ctrl＋Vで貼り付けます。枚数などを変え、右下の「↑」を押しましょう。

実際に送ったのは、請求書3枚とこの依頼文。

Macでの貼り付けは⌘＋V。Workの表示や利用できる機能は、契約・端末・設定によって異なります。

「この請求書はどの工事ですか？」と聞かれたら、「これはA邸の分です」と答えれば大丈夫。請求書に工事名がない場合は、最初にひと言添えてもOKです。

3. 完成したExcelを、確認・追加する。

今回の3枚は、工事名・日付・金額を読み取れました。請求内容をまとめた明細と、工事別の合計が入ったExcelの完成見本です。

上の架空の請求書3枚で作成した見本です。画像を押すと大きく見られます。

受け取ったら、この3つを確認。

ChatGPTの回答に表示されたExcelファイルを開き、「ダウンロード」から保存します。使う前に、元の請求書と見比べましょう。

• 請求書の枚数と台帳の内容が合っているか。
• 工事名・日付・金額に読み間違いがないか。
• 同じ請求書が重複していないか。税抜・税込を混ぜていないか。

今回の税込合計は、35,200円＋26,400円＋19,800円＝81,400円。AIが転記した後、元の書類と照合するところは自分で確認します。

追加や修正も、いつもの言葉で。

新しい請求書を添付し、同じチャットで続けて頼めます。別のチャットで始めるときは、最新の台帳も一緒に添付すると伝わりやすくなります。

自社で使っている台帳があるなら、「この台帳の形式に合わせて」と、見本のExcelも渡してみましょう。